ChatGPT : 5 prompts à connaître pour automatiser ses tâches au bureau

L’intelligence artificielle s’est invitée dans les outils du quotidien, et ChatGPT figure désormais parmi les plus utilisés en entreprise. De plus en plus de professionnels s’appuient sur lui pour gagner du temps, structurer leurs idées ou améliorer la qualité de leur communication. D’après une étude McKinsey publiée en 2024, 85 % des actifs du tertiaire pensent que l’IA leur permettra de travailler plus efficacement d’ici deux ans. Encore faut-il savoir comment l’utiliser correctement.

Dans cet article, nous vous présentons 5 prompts concrets pour automatiser des tâches courantes au bureau et tirer un vrai bénéfice de ChatGPT.

Résumer des documents longs

Trop de temps se perd à parcourir des rapports, comptes rendus ou documents techniques parfois indigestes. ChatGPT peut vous aider à aller à l’essentiel en quelques secondes, à condition de bien formuler votre demande.

Prompt à utiliser :

“Résume ce document en 5 points clés et propose un titre professionnel.”

Ce type de prompt permet d'obtenir un aperçu rapide, utile pour la prise de décision ou la préparation d’une réunion. Il fonctionne avec des copier-coller de texte, mais aussi avec des documents entiers en PDF si vous utilisez ChatGPT en version Pro avec des extensions.

Cas d’usage :

• Un manager qui reçoit le bilan annuel RH.
• Un commercial qui doit comprendre un appel d’offres.
• Un collaborateur qui doit lire un guide de 20 pages avant un rendez-vous.

D’après Retool, un collaborateur peut économiser jusqu’à 2 heures par semaine en automatisant la lecture et la synthèse de documents internes.

Rédiger un e-mail professionnel clair et synthétique

La rédaction d’un e-mail bien structuré, au ton adapté et sans fautes demande du temps. ChatGPT peut transformer quelques idées brutes ou des notes en un message professionnel prêt à envoyer.

Prompt à utiliser :

“Rédige un e-mail de relance client poli, professionnel et synthétique à partir de ces quelques notes : [insérer les points clés].”

Avec ce type de formulation, ChatGPT s’adapte au contexte et propose un message clair, personnalisé, en tenant compte du ton souhaité. Vous pouvez aussi préciser la fonction du destinataire ou la situation.

Exemples d’usages :

• Une relance client après un devis resté sans réponse.
• Une demande de validation auprès d’un supérieur.
• Une invitation à une réunion avec des partenaires.

Le recours à l’IA sur ce type de tâche réduit le temps de rédaction de 30 à 50 %, tout en améliorant la qualité et la cohérence des échanges internes ou externes..

Organiser sa semaine en blocs de tâches

Planifier ses journées efficacement peut devenir un casse-tête, surtout quand les priorités changent souvent. ChatGPT peut vous aider à transformer une liste floue en un planning structuré.

Prompt à utiliser :

“Voici mes tâches pour la semaine : [liste]. Organise-les dans un planning clair, en blocs de 1h, avec des pauses et en respectant mes horaires de travail (9h-17h).”

Avec ce type de demande, ChatGPT propose un emploi du temps équilibré, prenant en compte la complexité des tâches, le besoin de concentration, et les moments creux. Il devient alors plus simple de visualiser votre semaine et d’anticiper les périodes chargées.

Cas d’usage :

• Un chef de projet avec des réunions, livrables et suivi d’équipe.
• Un indépendant structurant ses journées.
• Un salarié en télétravail.

D’après la Harvard Business Review, la méthode du time blocking améliore la productivité de 20 à 25 %, à condition d’être suivie régulièrement. ChatGPT permet de la mettre en place sans perdre de temps.

Générer des idées pour un contenu ou une présentation

Quand une page blanche bloque l’avancement d’un projet, ChatGPT devient un excellent point de départ. Il aide à structurer une réflexion, trouver des angles et organiser un discours.

Prompt à utiliser :

“Je dois faire une présentation sur [sujet]. Donne-moi 5 idées d’angles possibles, puis propose un plan structuré avec titre, sous-titres et points clés.”

Ce type de prompt permet d’obtenir des pistes claires, tout en s’adaptant au public visé (équipe interne, direction, client…). Il sert aussi bien pour des présentations PowerPoint que pour des supports de réunion ou des posts LinkedIn.

Exemples d’usages :

• Un manager qui prépare un point trimestriel à présenter à son équipe.
• Un service communication qui cherche des idées pour une newsletter.
• Un formateur qui structure une nouvelle session.

Résultat : un gain de temps sur la phase de réflexion, souvent la plus énergivore. Et une base solide pour construire un contenu efficace et adapté au contexte professionnel.

Créer une to-do list claire à partir d’un texte flou

Les comptes-rendus de réunion ou les échanges informels produisent souvent des informations désorganisées. ChatGPT permet de transformer ces éléments en une liste d’actions concrètes, facile à suivre et à partager.

Prompt à utiliser :
“Voici un compte-rendu de réunion. Génère une liste de tâches avec les actions à mener, les responsables et les délais associés.”

L’IA identifie les verbes d’action, les sujets évoqués et les responsabilités implicites. Le résultat prend la forme d’un tableau ou d’une checklist claire, prête à être intégrée dans un outil de gestion ou envoyée à une équipe.

Cas d’usage :

• Un assistant de direction qui doit structurer un suivi post-réunion.
• Un chef de projet qui souhaite visualiser les prochaines étapes.
• Un service client qui formalise un plan d’action après un retour négatif.

Cette automatisation améliore la clarté des échanges et limite les oublis. Elle renforce aussi la réactivité des équipes, sans perdre de temps à reformuler l’information.

Zoom : Pourquoi les prompts fonctionnent-ils vraiment ?

La force de ChatGPT repose sur sa capacité à comprendre le langage naturel et à s’adapter au contexte fourni. Un prompt bien formulé joue le rôle d’un brief clair. Plus il contient d’informations précises, plus la réponse est pertinente.

Une étude menée par le MIT Sloan en 2024 a démontré qu’un prompt bien structuré augmente la qualité des résultats de 40 % en moyenne.

L’IA ne remplace pas l’analyse humaine, mais elle simplifie les tâches répétitives, les recherches ou les premières ébauches. C’est un levier puissant quand on sait comment l’utiliser correctement et de manière ciblée.

Vous souhaitez aller plus loin ?

Automatiser certaines tâches au bureau ne demande plus d’installer un logiciel complexe ou de suivre une procédure technique. Quelques prompts bien choisis suffisent pour gagner du temps, structurer ses idées et améliorer la qualité de son travail quotidien.

Que ce soit pour résumer un document, organiser une semaine chargée ou formuler un e-mail, ChatGPT devient un assistant fiable, à condition de bien savoir le guider.

Vous souhaitez aller plus loin ?

Savoir IA Val d’Oise propose des formations concrètes pour apprendre à tirer parti de l’intelligence artificielle dans votre métier.

Contactez-nous dès maintenant pour une session sur-mesure